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Mode d'emploi

Patients Ver 5.4 : pour
Access 2000
Copyright Eric Brüe, 2000, 2006

Description

Patients
Photographies
Documents
Correspondants

Utilisation

Dates
Hôpital
Chirurgien
Dossier archive
Référence d'une
photo
Référence
d'un document
Etat d'un document
Création d'un
document Word pour un patient
Enregistrement et
configuration du chemin des photos ou documents
Nouvel
enregistrement
Mots clés

Remplacer la table des mots clés
Déplacer un mot clé dans le menu

Recherche multicritère
de patients ou de photos

Publipostage

Utilisation à
plusieurs utilisateurs ou en réseau

Plusieurs
bases "Patients" sur un poste
Une base "Patients"
sur plusieurs postes en réseau
Plusieurs bases
"Patients" sur plusieurs postes en réseau

Sécurité, protection
et confidentialité

Méthode
Utilisation du fichier
protégé sur un autre ordinateur
Revenir à un système
non protégé
Déplacement du fichier
"Patients.mdw"
Utilisation d'une
base de données protégée par plusieurs utilisateurs
Utilisation de
plusieurs bases de données protégées par plusieurs utilisateurs

Bug possible et fréquent à la
première utilisation

I) Description

"Patients" est une base de données développée sur Microsoft Access qui permet
d'enregistrer les principales données concernant chaque patient, ses
photographies et ses documents (courriers, dossiers médicaux, fiches de
consultation…etc.). Ces données peuvent ensuite être consultées, triées,
exportées selon un grand nombre de critères et notamment des mots clés.

L'intérêt de cette application est surtout que tous les fichiers attachés à
vos patients (photos, documents Word ...etc.) sont enregistrés dans un
répertoire sur le disque dur et ne sont pas dépendants de l'application
elle-même ce qui est souvent le cas dans les logiciels du commerce. De plus le
fichier Access qui contient vos données est indépendant de l'application et peut
donc être également sauvegardé et relu en cas de bug de l'application. Enfin ce
programme étant lu par Microsoft Access, il devrait être évolutif et adaptable
aux besoins de chacun dans les années à venir, voire les décennies en étant
optimiste.

Cette base de données est constituée de deux
fichiers :
"Patients V--.mdb" : L'application qui permet
d'exploiter les données
"Patients Vos données.mdb" : le fichier
qui contient toutes vos données sous forme de tables et qui
doit être régulièrement sauvegardé.

Si vous décidez de protéger votre base de données par un mot de passe, un
troisième fichier "Patients.mdw" sera également indispensable à
l'exploitation de vos données (cf. "Sécurité, protection et
confidentialité" plus bas).

Il est vivement conseillé de renommer "Patients Vos données.mdb" afin de ne
pas risquer d'écraser votre fichier par un fichier vide du même nom (clic droit
sur l'icône du fichier, choisir "renommer").

Pour faciliter l'accès à votre base de données, Vous pouvez placer un
raccourci du fichier "Patients V--.mdb" sur le bureau de Windows.

Les fichiers Photos et Documents ne seront pas enregistrés dans
la base elle-même; seuls le nom et le chemin des fichiers seront mémorisés.

Il faudra au préalable créer un dossier principal pour archiver les dossiers
des patients.
Vous indiquerez l'emplacement de ce dossier principal dans le
formulaire de configuration.
L'application créera automatiquement un sous
dossier dont le nom sera les deux premières lettres du patient. (ceci afin
de faciliter si besoin la navigation avec l'explorateur Windows)
Puis dans
ce sous dossier, un dossier au nom du patient. C'est dans ce dossier (ou
répertoire) que seront archivés les fichiers du patient.

________ Pour ceux qui ne veulent
pas tout lire : _________

Si vous désirez enregistrer des photos ou documents pour un
patient:
(à l'usage cette méthode est la plus rapide et ne prend que
quelques secondes avec un peu d'entraînement)

Vérifiez que vous avez indiqué un dossier d'archivage principal dans le
formulaire de configuration.

dans le formulaire du patient cliquez sur "créer le dossier"

cliquez sur "ouvrir le dossier"

copiez vos fichiers photos ou autres dans ce dossier

Ouvrez le formulaire photos ou documents

Cliquez sur "Nom?" et copiez le nom de fichier proposé par l'application

Dans la fenêtre du dossier ouvert du patient renommez vos fichiers en
collant le nom proposé pour le premier fichier puis en modifiant le dernier
numéro pour les autres 02, 03, 04 ...etc.

dans le formulaire photos, attribuez les éventuels mots clés.

Puis cliquez autant de fois qu'il y a de photos à enregistrer sur le
bouton "Photo+1"

Un double clic sur la plupart des champs ouvre un formulaire
pour ajouter une donnée dans une liste, ou déroule le menu
hiérarchique.

Lisez également le paragraphe 8 "création d'un document Word
pour un patient" afin de connaître le nom des signets à utiliser dans
vos modèles de documents Word pour travailler efficacement avec "Patients" et
Word.

________________________________________________________

1) A chaque patient

peuvent être attribués :

Nom (obligatoire)

Prénom

Date de naissance

une adresse, N° de téléphone et adresses e mail.

un numéro de dossier

un hôpital ou clinique de prise en charge

un chirurgien

5 médecins correspondants

une ou plusieurs interventions à une date donnée

des mots clés sélectionnés dans une liste de mots clés personnalisable par
l'utilisateur

une ou plusieurs photographies

un ou plusieurs documents (Courrier, Compte-rendu opératoire …etc.)

un nom de dossier pour l'archivage des photographies (ce nom est attribué
automatiquement par l'application en cliquant sur "créer le dossier")

Un numéro de sécurité sociale

Une caisse de sécurité sociale

Une mutuelle

une note destinée à compléter les données

2) A chaque photographie

peuvent être attribués :

une référence (le nom du fichier pour une photo numérique)

une date

des mots clés

une note destinée à compléter les données (par exemple "photo à J45 post
op")

Une photo est obligatoirement attachée à un patient (prévoir un patient
"inconnu" pour des photos isolées)

3) A chaque document

peuvent être attribués :

Une référence (le nom du fichier)

Une date de rédaction ou d'enregistrement

L'indication du type de document (Compte-rendu opératoire, Courrier
médecin, Ordonnance, Observation… etc.)

Un destinataire éventuel pour une lettre (choisi dans la liste de vos
correspondants)

Une note destinée à compléter les indications sur ce document (par exemple
"photo à J45 post op")

Un état (non défini, détruit, classé, à corriger, corrigé, expédié)

Un document est obligatoirement attaché à un patient.

Une recherche multicritères de documents est possible à partir du formulaire
d'accueil.

4) A chaque correspondant

peuvent être également attribués une adresse, n° de téléphone et une
spécialité.

II) Utilisation

Globalement l'utilisation de cette base de données est assez intuitive.

Vous trouverez les réponses à certaines de vos questions dans l'aide d'Access
ou sur Internet dans les News sur le forum de discussion : microsoft.public.fr.access

1) Les dates

Le masque de saisie des dates est : jjMMaaaa

Afin d'éviter des conflits entre Access et vos paramètres régionaux, veillez
à choisir ce masque de saisie des dates pour Windows dans Panneau de
configuration / Options régionales et linguistiques / Date courte. Attention, au
passage à l'année à 4 chiffres, un patient né en 29 pourra être affiché né en
2029…

2) L'hôpital ou la clinique

Vous pouvez attribuer un hôpital par défaut dans le formulaire
d'enregistrement des patients :

Ouvrez le formulaire de configuration à partir du formulaire d'accueil ou de
la barre d'outils.

Dans l'onglet "Valeurs par défaut" sélectionnez l'hôpital ou la clinique qui
correspondra à la majorité des patients (cet hôpital doit déjà avoir été au
préalablement enregistré pour figurer dans la liste déroulante) .

3) Le chirurgien

idem ci-dessus pour attribuer une valeur par défaut au contrôle
"Chirurgien".

4) Le Dossier archive

Le Dossier archive est le dossier dans lequel vous allez stocker les fichiers
photos et documents du patient.

Le plus simple est de laisser l'application nommer et créer ce dossier en
cliquant sur le bouton "créer le dossier":
Pour un patient nommé
"Martin":

l'application va nommer le dossier du patient : "Martin" ou "Martin2" si
le premier existe déjà ...etc.

L'application va créer un dossier "Ma" s'il n'existe pas déjà dans le
dossier d'archivage principal indiqué dans le formulaire de configuration.

L'application va créer le dossier archive "Martin" dans le dossier "Ma"

5) La référence d'une photo

Pour les photos numériques c'est le nom du fichier suivi de son extension
(.jpg ou .bmp par exemple). L'idéal est :
"NomDuDossierDuPatient Annéeaaaa
Moismm N°"
ceci afin de retrouver facilement vos photos classées par nom puis
par date dans l'Explorateur Windows.

Le N° figurant après le mois doit commencer de 01 à 99… Le 0 devant le 1 est
nécessaire pour que la photo 02 soit classée avant la photo 10.

Ainsi par exemple la première photo de M. Martin prise en mars 2000 serait
nommée : "Martin 2000 03 01.JPG" et rangée dans le dossier "Martin")

Deux fichiers photos ne peuvent pas avoir le même nom.

Dans le formulaire d'enregistrement des photos, vous pouvez saisir la
référence de la photo de 4 façons :

en cliquant sur le bouton "Nom?" qui vous propose le nom idéal du fichier

en sélectionnant le fichier grâce à un bouton "Parcourir" (seulement si le
fichier est déjà rangé dans le dossier du patient et correctement nommé)

en saisissant le nom du fichier avec le clavier.

en cliquant sur le bouton "Nouvelle photo + 1" : Cette méthode accélère
considérablement la saisie d'une série de photo pour un patient. En effet,
vous enregistrez un fichier dont le nom sera celui de l'enregistrement affiché
en ajoutant + 1 au N° du fichier (ce bouton ne fonctionne donc que si vous
nommez vos photos en les numérotant avec deux chiffres avant le point du
suffixe). De plus vous attribuez à la nouvelle photo les mêmes mots clés que
ceux de la photo précédente. La saisie des mots clés étant souvent
fastidieuse, il est ainsi plus rapide de supprimer ou modifier quelques mots
clés plutôt que de tout ressaisir.

6) La référence d'un document

Ici encore c'est le nom du fichier, deux fichiers ne pouvant avoir le même
nom. Comme pour les photos, il est ici aussi conseillé d'inclure dans le nom, le
nom du dossier d'archivage du patient, ce qui diminue le risque d'erreurs.

Vous pouvez créer le nom du fichier (recommandé) en cliquant sur le bouton

"Nom doc ?" qui attribue le nom idéal du fichier pour un document
Word

"Nom image ?" qui attribue le nom idéal du fichier pour un document
scanné (ce nom est attribué en tenant compte du nom des fichiers déjà
enregistrés dans les photos du patient)

Un document peut être un fichier Word (le plus fréquent) mais aussi tout type
de fichier, ce qui vous permet d'enregistrer des documents scannés (courrier,
fiche de consultation …etc.)

7) L'état d'un document

A chaque document peut-être attribué un état:

Non défini (un état est inutile pour ce document)

Détruit (le fichier représente le document scanné, l'original a été
détruit. Par exemple la lettre d'un correspondant)

Classé (le fichier représente un document Word non signé ou un document
scanné. L'original a été classé dans un dossier ou un classeur)

A corriger (la secrétaire a tapé le texte. Il doit être relu et corrigé)

Corrigé (le médecin a corrigé le fichier. La secrétaire peut l'imprimer et
l'expédier)

Expédié (la télécopie ou la lettre ont bien été envoyées)

La recherche multicritères de documents à partir du formulaire d'accueil est
particulièrement utile pour cette fonction:
Elle permet au médecin de
chercher tous les documents tapés par la secrétaire qui sont à corriger. Après
correction il modifie l'état du document en cliquant sur "corrigé". La
secrétaire peut alors chercher tous les documents corrigés par le médecin qui
restent donc à expédier. Après impression, elle clique sur "expédié".

8) Création d'un document Word pour un patient

Cette fonction est particulièrement utile car elle permet la saisie
automatique de certaines données dans vos modèles de documents, ce qui accélère
nettement la rédaction d'un courrier à un correspondant ou un compte rendu
opératoire...etc.

Vous pouvez créer un document Word à partir du formulaire d'enregistrement de
documents pour un patient (clic sur le bouton Word).

Pour cela vous devez auparavant créer vous-même vos modèles de document dans
Word (Menu "Fichier / Enregistrer sous" puis sélectionner "Modèle de document"
dans "type de fichier").

Dans ces modèles placez le curseur à l'endroit désiré puis sélectionnez dans
le menu : insertion / Signet. Saisissez le nom du signet désiré (cf. ci-dessous)
et cliquez sur "Ajouter". Attention respectez strictement l'orthographe du
signet, ne saisissez pas d'espace dans le nom du signet.

Exemple: Vous avez deux modèles Word ("Patients
Consultation.dot" et "Patients Lettre.dot") fournis à titre d'exemple avec
l'application dans le fichier téléchargé. Placez les dans votre dossier de
modèles Office par défaut. Ouvrez un document pour un patient, attribuez un
destinataire (qui possède une adresse) à ce document, cliquez sur le bouton Nom?
pour donner un nom au fichier que vous allez créer puis cliquez sur le bouton
Word en bas du formulaire. La fenêtre Office de sélection d'un modèle de
document s'ouvre, choisissez le modèle "Patients Lettre.dot" en double cliquant
sur son icône. Une lettre se crée avec insertion automatique du correspondant,
de son adresse et du nom du patient.

Les signets disponibles sont :

Chirurgien : Chirurgien

Pour le patient :

Prénom + Nom du patient : Patient

Nom du patient : Nom

Prénom du patient : Prénom

Date de naissance : DN

Bâtiment : BatimentPatient

Rue : RuePatient

Code postal : CPPatient

Ville : VillePatient

Pour le correspondant

Nom du correspondant : NomCorrespondant

Prénom du correspondant : PrénomCorrespondant

Bâtiment : BatimentCorrespondant

Rue : RueCorrespondant

Code postal : CPCorrespondant

Ville : VilleCorrespondant

Téléphone bureau du correspondant: TelCorrespondant

9) Enregistrement et configuration du chemin des fichiers photos ou
documents

Pour accéder à une photo ou un document à partir de la base de données il
faut avoir au préalable configuré le chemin d'accès du dossier principal où
seront stockés les dossier d'archivage de chaque patient contenant les photos et
documents divers.

Ce chemin est à indiquer dans le formulaire de configuration disponible à
partir du formulaire d'accueil ou de la barre d'outils.

Par exemple : "C:\Mes patients"

Pour que les photos ou les documents soient affichables il faut donc :

Que le chemin du dossier principal soit exact (Enregistré dans le
formulaire de configuration)

Qu'un sous dossier aux deux premières lettres du patient ait été créé

Que le Nom du dossier d'archivage du patient soit exact (Enregistré dans
le formulaire d'enregistrement des patients)

Que le Nom du fichier avec son extension soit exact (Enregistré dans le
formulaire d'enregistrement de photos ou de documents)

Et bien sur que vous ayez un logiciel qui puisse lire ce fichier.

Le chemin d'accès à une photo ou un document est donc composé de 3 données
qui sont ajoutées pour retrouver l'emplacement du fichier.

ATTENTION : les photos au format jpg dépassant les 2 millions de pixels ne
peuvent pas être visualisées directement dans le formulaire car Access n'arrive
pas à les convertir. Il est néanmoins possible de les afficher dans un logiciel
de retouche d'image en cliquant sur le bouton "Ouvrir"

10) Nouvel enregistrement

Lorsque vous ajoutez un correspondant, un chirurgien, un hôpital, une
intervention ou un nouvel emplacement de sauvegarde, si cette nouvelle donnée
n'apparaît pas dans le menu déroulant, fermez puis rouvrez le formulaire pour
que la nouvelle donnée soit disponible.

Si vous désirez faire plusieurs enregistrements successifs dans un formulaire
d’enregistrement, veillez à cliquer sur le bouton >* en bas de la fenêtre du
formulaire après chaque enregistrement afin de ne pas écraser l’enregistrement
précédant.

11) Les mots clés

a) Principe

Pour attribuer un mot clé à un patient ou une photo, double-cliquez dans le
champ désiré, le menu s'ouvre automatiquement puis sélectionnez le mot clé voulu
qui vient alors s'afficher dans le contrôle. Vous pouvez également naviguer dans
les formulaires avec la touche "Tabulation" du clavier et donc entrer
directement les mots clés par le clavier si vous connaissez la liste de vos mots
clés disponibles.

La liste de mots clés est issue de la table [MotsClés] dans laquelle chaque
mot clé est identifié par :

un index (numéro automatique qui ne sert qu'au fonctionnement du
programme, à ne jamais modifier)

un libellé (le mot clé à proprement parler)

un parent (l'index du mot clé parent dans la hiérarchie de la liste, par
exemple l'index de "mandibule" pour "condyle")

Attention, un même mot clé doit être unique dans la table des mots clés et ne
peut donc pas se répéter ou être rangé à deux emplacement différents du menu
hiérarchique.

Les mots clés peuvent être enregistrés grâce à un formulaire qui automatise
l'attribution des n° d'index et de parent. Ce formulaire est disponible à partir
du bouton "Ajouter un mot clé" dans chaque formulaire de consultation de données
patients ou photos.

Lorsque vous ajoutez un nouveau mot clé via le formulaire [Ajouter un mot
clé], il faut recharger le Menu hiérarchique en cliquant sur l’icône (cloche) si
vous désirez que ce mot clé apparaisse immédiatement dans le Menu.

Bien que fortement déconseillé, vous pouvez aussi entrer directement vos
nouveaux mots clés ou modifier la hiérarchie du Menu hiérarchique directement
dans la table [MotsClés] en veillant à bien respecter le parent du nouveau mot
clé (Menu "Fenêtre/Afficher" sélection de "Patients vxx" puis "OK" et Onglet
"Tables"). Attention une erreur dans la table entraîne un conflit entre parents
dans le module du menu hiérarchique et la prise de tête est assurée pour
retrouver la cause du bug, d'où l'intérêt de sauvegarder de temps en temps votre
fichier dans un répertoire différent de l'habituel ou sur support amovible afin
de récupérer l'ancienne table correctement ordonnée en cas de problème.

En cas de problème dans la table des mots clés, un message d'erreur peut
s'afficher:

Si il y a une erreur liée à une mauvaise attribution du parent d'un mot clé,
l'affichage de l'arborescence de ce mot n'apparaîtra pas dans le menu
hiérarchique.La recherche de l'erreur dans la table [MotsClés] est alors sans
doute facilitée par un classement de la table par "parent" (ouvrez la table
[MotsClés], cliquez sur l'en-tête de la colonne parent qui se noircit puis
sélectionnez dans la barre d'outils "tri de A à Z").

La table [MotsClés] fournie avec la base de donnée correspond à des mots clés
utilisés en chirurgie maxillo-faciale et en chirurgie plastique. Elle n'est bien
sur qu'un exemple très incomplet. Il faut essayer d'éviter de dépasser les 300
mots clés afin de ne pas encombrer inutilement la mémoire vive.

b) Si vous désirez remplacer la table de mots clés fournie :

Tant que vous n'avez pas encore utilisé ces mots clés, vous pouvez vider
cette table en en supprimant toute les lignes :

Affichez la table : Menu "Fenêtre/Afficher" sélection de "Patients vxx"
puis "OK" et Onglet "Tables".

Double cliquez sur la table [MotsClés]

Sélectionnez toutes les lignes en faisant glisser la souris sur les
flèches de sélection des lignes à droite : les lignes sont noircies

Appuyez sur la touche "Suppr" ou "Del" du clavier

Compactez la base de données afin que les index recommencent à partir du
chiffre 1 : Menu "Outils/Utilitaires…/Compacter…".

Puis il est conseillé d'écrire sur papier l'organigramme de vos mots clés en
veillant à ce qu’aucun mot clé ne soit répété deux fois dans la liste.

Entrez les nouveaux mots grâce au formulaire "Ajouter un mot clé" en
commençant par tous les mots du premier niveau (donc pas besoin d'indiquer un
parent). Puis mettez à jour le menu des mots clés en cliquant sur l'icône
cloche, et entrez tous les mots de deuxième niveau en indiquant cette fois le
mot clé parent…etc. Attention, il est indispensable de sélectionner à chaque
fois dans le menu hiérarchique le mot clé parent du nouveau mot car c'est le
click sur le menu hiérarchique qui automatise à chaque fois l'attribution du
parent.

c) Déplacement d'un mot clé dans le menu.

Dans le formulaire "Ajouter un mot clé", vous pouvez tenter de déplacer un
mot clé à un autre endroit du menu. Par exemple vous désirez que "Condyle" ne se
trouve plus dans le sous menu de "Face" mais dans le sous menu de "Mandibule".
Pour cela :

Vous affichez à l'aide des flèches de défilement dans le contrôle "Mot
clé" le mot clé "Condyle" que vous désirez déplacer.

Puis vous sélectionnez dans le contrôle "Parent" le mot clé "Mandibule"
qui doit désormais contenir le mot "Condyle" dans son sous menu.

Vous cliquez sur l'icône cloche pour recharger le menu.

12) Recherche multicritères de patients ou de photos

Vous pouvez faire une recherche de vos patients ou de vos photos sur
plusieurs critères dans les formulaires disponibles à partir du formulaire
d'accueil. Tous les critères de recherche sur le formulaire de recherche sont
reliés par un " Et ". Donc si vous indiquez un chirurgien, une intervention, un
hôpital, et des mots clés : vous obtiendrez une liste de patients, ou
d'interventions, opérés par ce chirurgien, pour cette intervention, dans cet
hôpital et répondants aux mots clés demandés.

a) Les critères de recherche peuvent être :

Pour les patients :

La date d'intervention : indiquez la date à partir de laquelle vous
désirez trier vos patients dans le contrôle "Date de début". Vous pouvez
également arrêter la recherche à une "Date de fin".

Le chirurgien : sélectionnez un chirurgien dans la liste déroulante si
vous désirez trier sur ce critère.

Le correspondant : idem

L'hôpital : idem

L'intervention : idem

Les adresses de patients : Après avoir complété le formulaire de
recherche multicritères, vous pouvez cliquer sur le bouton "Adresses" pour
obtenir les adresses de ces patients. Un nouveau formulaire s'ouvre qui vous
permet en plus de cibler votre recherche sur une ville un code postal ou un
département.

Pour les photos :

La date de la photo : cf. date d'intervention ci dessus.

Pour les patients et pour les photos

Les mots clés : ici, vous pouvez trier sur 4 critères différents

Les mots clés reliés par " Et ". Si vous entrez dans cette colonne
"Fracture" et "Mandibule" vous n'obtiendrez que les patients ayant
présenté une fracture de mandibule.

Les mots clés reliés par " Ou ". Si vous entrez dans cette colonne
"Fracture" et "Mandibule" vous obtiendrez tous les patients ayant présenté
une fracture (malaire, mandibule…etc.) et tous les patients opérés de la
mandibule.

Sans les mots clés reliés par " Et ". Si vous entrez dans cette
colonne "Fracture" et "Mandibule" vous obtiendrez les patients qui n'ont
pas eu de fracture de mandibule.

Sans les mots clés reliés par " Ou ". Si vous entrez dans cette
colonne "Fracture" et "Mandibule" vous obtiendrez les patients qui n'ont
eu aucune fracture et qui n'ont pas été opérés de la mandibule.

Ces 4 critères peuvent être utilisés conjointement : Par exemple si
vous désirez obtenir toutes les photos de fracture de mandibule mais pas
celles des radios, vous devez taper dans la colonne "mots clés Et" :
"Fracture" et "Mandibule" et dans la colonne "Sans Mots clés Ou" :
"Imagerie".

b) Les résultats de la recherche

Une fois entrés vos critères dans le formulaire les résultats de la recherche
peuvent apparaître sous 3 formes:

Une requête : c'est le tableau brut du résultat.

Un état : c'est la liste des patients ou des photos triées, prête à être
imprimée. Pour les patients vous disposez de 3 états possibles :

Par patient : apparaît dans cette liste les patients et toutes les
interventions qu'ils ont subies.

Par intervention : apparaît dans cette liste les interventions, leur
date et le nom du patient. Si vous triez avec une intervention ou une date
comme critère, cet état est mieux adapté car n'apparaissent que les
interventions demandées au cours de la période donnée.

Par adresse de patients si vous désirez une liste des adresses des
patients triés selon vos critères.

Un état peut être sauvegardé :

Intégralement au format Snapshot si Snapshot Viewer est installé sur
votre PC (livré avec Access 2000 et +).

Sous Word mais avec une altération de la mise en page.

Un formulaire : Les patients ou les photos triées apparaissent dans le
formulaire de consultation habituel des données.

13) Le publipostage

Vous pouvez imprimer avec Word des étiquettes ou des enveloppes avec les
adresses de vos correspondants ou de vos patients à qui vous souhaitez écrire.
Pour plus d'information, consultez l'aide de Word (voire d'Access) en tapant
Publipostage comme mot-clé.

a) Pour les correspondants :

A partir du formulaire de recherche multicritères des correspondants.
Choisissez :

Un état pour avoir une liste d'adresses imprimée.

Une requête qui fera apparaître un tableau brut.

Cliquez alors dans le menu sur "Outils/Liaisons Office/Exporter vers
Word". Un fichier .rtf sera créé qui contiendra le tableau brut de la
requête. Enregistrez ce fichier sans modifier sa mise en page.

Ouvrez Word (nouveau document ou la lettre type que vous désirez
envoyer). Cliquez sur "Outil / publipostage" .

Créez ou modifiez votre lettre type ou choisissez un document vierge
pour les enveloppes ou étiquettes.

Cliquez sur "Obtenir les données" puis sur "Ouvrir la source de
données". Une boite de dialogue s'ouvre, vous devez sélectionner votre
fichier Word .rtf créé lors de l'exportation de la requête. Vous serez
alors appelé à préparer votre document principal (la mise en page de vos
étiquettes ou enveloppes) en y insérant les champs de fusion c'est à dire
les champs de la requête (par exemple nom, prénom, bâtiment, rue, CP,
ville…etc.).

Cliquez sur fusionner , Word crée autant de documents que votre
requête comptait d'enregistrements.

Vous pouvez également cliquer sur "Outils/Liaisons Office/Fusionner avec
Word" ce qui ouvre ou crée un document Word. Dans ce document, vous avez la
possibilité avec la barre d'outils d'insérer des champs correspondants aux
champs de votre requête puis vous cliquez dans la barre d'outils sur
"Fusionner" et Word créera autant de feuilles que votre requête contient
d'enregistrements en complétant les champs insérés.

b) Pour les patients :

Même démarche mais à partir du formulaire de recherche multicritères
puis "Adresses" et là vous choisissez entre "Requête" et "Etat".

III) Utilisation à plusieurs utilisateurs ou en réseau

Pour être utilisé en réseau, la base de données "Patients" ne doit pas être
ouverte en mode exclusif .
Dans le menu "Outils/Options", Onglet
"Avancé", à "Mode d'ouverture par défaut", le "Mode partagé" doit être coché (ce
qui est normalement le cas par défaut).

De même lorsque vous ouvrez la base de données à partir d'une fenêtre Access
déjà ouverte, le "mode exclusif" ne doit pas être coché.

1) Plusieurs bases "Patients" sur un poste

Si plusieurs médecins veulent exploiter chacun leur propre base de données
sur le même ordinateur, il faut :

Que chaque médecin renomme à son nom son fichier "Patients vxx.mdb" et son
fichier "Patients vos données.mdb"  (seul le fichier "Patients vos
données.mdb" doit bénéficier d'une sauvegarde régulière).

Par la suite l'utilisation ne pose aucun problème sauf s'il faut sécuriser la
base par un mot de passe (cf. Sécurité et multi-utilisateurs).

2) Une base "Patients" utilisée sur plusieurs postes en réseau

Pour utiliser une base de données "Patients" sur plusieurs postes en réseau,
il faut :

Installer le fichier "Patients vxx.mdb" sur le disque dur de chaque
poste.

Installer le fichier "Patients vos données.mdb" uniquement sur le poste le
plus souvent allumé dans un dossier partagé ou sur le serveur (seul le fichier
"Patients vos données.mdb" doit bénéficier d'une sauvegarde régulière).

Chaque fois qu'un utilisateur ouvrira "Patients vxx.mdb", il exploitera les
données des tables situées sur le fichier "Patients vos données.mdb" du
serveur.

3) Plusieurs bases "Patients" sur plusieurs postes en réseau

Pour utiliser plusieurs base de données "Patients" sur plusieurs postes en
réseau, il faut :

Que chaque médecin renomme à son nom son fichier "Patients vxx.mdb" et son
fichier "Patients vos données.mdb".

Installer chaque fichier renommé du type "Patients vxx.mdb" sur le disque dur
de chaque poste qui doit utiliser ce fichier.

Installer chaque fichier renommé du type "Patients vos données.mdb"
uniquement dans un dossier partagé du poste le plus souvent allumé ou sur le
serveur (seuls les fichiers de type "Patients vos données.mdb" doivent
bénéficier d'une sauvegarde régulière).

Chaque fois qu'un utilisateur ouvrira un fichier du type "Patients vxx.mdb",
il exploitera les données des tables situées sur le fichier correspondant du
type "Patients vos données.mdb" du serveur.

IV) Sécurité, protection et confidentialité

Afin de protéger la confidentialité des données, il est indispensable
d'attribuer un mot de passe à votre base.

La simple protection par le menu "Outils/Sécurité/Définir le mot de passe"
n'est pas valable car elle ne fonctionne pas pour deux fichiers liés ce qui est
le cas de la base de données patients". De plus cette protection est illusoire
car il est facile de retrouver le mot de passe par des utilitaires disponibles
sur Internet, ce qui ne satisferait pas la CNIL.

Pour sécuriser votre base de données il faut donc mettre en place ce que l'on
appelle "la sécurité au niveau utilisateur" :

Le fichier "Vos données.mdb" contenant vos données sous forme de tables sera
dépendant d'un fichier "Patients.mdw". Ce type de fichier est appelé "un fichier
d'informations de groupe de travail" . Il contient les noms et les mots de passe
des utilisateurs autorisés. A chaque ouverture de votre base de données, votre
nom et votre mot de passe seront réclamés.

Attention la perte de votre fichier "Patients.mdw" ferait qu'il serait
impossible de lire votre fichier "Vos données.mdb", d'où l'importance de
toujours sauvegarder les deux fichiers ensemble. En cas de perte, il est
toutefois possible de recréer un fichier "Patients.mdw" , mais seulement s'il
est exactement identique à l'initial d'où l'extrême rigueur nécessaire au cours
de sa création.

1) Méthode (Access 97)

Note pour les utilisateurs d'Access 2000 et version ultérieures :

La procédure est décrite pour Access 97. Cette procédure s'applique à peu de
choses près à Access 2000. Toutefois il est aussi possible de simplifier la
procédure en cliquant sur "Outils/Sécurité/Assistant sécurité au niveau
utilisateur". L'assistant Access2000 se charge également de créer le fichier
d'informations de groupe de travail. Les numéros d'identification proposés par
l'assistant Access sont complexes, vous pouvez les simplifier en mettant par
défaut "0000" à tous les numéros proposés (afin de faciliter la création d'un
nouveau fichier Patients.mdw en cas de perte). Votre mot de passe suffira à
protéger vos données.

Dans Access 2000 (installation par défaut), le fichier "Wrkgadm.exe" pour
créer ou rejoindre un groupe de travail se trouve à:
"C:\Program
Files\Microsoft Office\Office\1036" (1036 = Langue française)

Il existe également un raccourci vers ce fichier nommé "MS Access Workgroup
Administrator" qui est placé dans
"C:\Program Files\Microsoft
Office\Office".

Pour de plus amples informations cherchez dans l'aide d'Access
2000 :

Créer un nouveau fichier d'informations du groupe de travail Microsoft
Access

Utiliser des fichiers d'informations de groupe de travail

Supprimer la sécurité au niveau utilisateur

a) Créez un fichier "Patients.mdw"

Dans l'explorateur Windows (Access97) allez dans "C:\Windows\System" et
ouvrez le fichier Wrkgadm.exe

Cliquez sur "Créer"

Dans "Nom" indiquez "Patients"

Vous n'êtes pas obligés de compléter les champs "Organisation" et "Code
groupe de travail" donc cliquez sur "oui" si un message vous demande de
confirmer ces champs non remplis.

Une fenêtre "Fichier d'informations de groupe de travail" s'ouvre, cliquez
sur "Parcourir"

Dans le champ "Nom de fichier" tapez "Patients.mdw"

Puis indiquez le chemin du dossier dans lequel se trouve votre fichier de
tables personnelles "Vos données.mdb", cliquez sur "OK", si le chemin indiqué et
le nom du fichier sont corrects, confirmez par "OK". Votre fichier
"Patients.mdw" est créé.

b) Enregistrez votre nom comme utilisateur / administrateur.

Ouvrez votre fichier "Vos données.mdb" contenant les tables de vos
données.

Allez dans le menu à :

"Outils/Sécurité/Gestion des utilisateurs et des groupes"

Onglet utilisateurs, cliquez sur "Nouveau", indiquez votre nom en majuscules,
et "0000 " dans N°personnel.

Dans le champ "liste des groupes" cliquez sur "administrateur" puis sur le
bouton "inscrire".

Dans le champ "Utilisateur" réaffichez le mot "administrateur"

Dans le champ "liste des groupes", cliquez sur "administrateur"

Dans le champ "utilisateur inscrit dans" cliquez sur "admininistrateur" puis
sur le bouton "Enlever"

Onglet "Changer le mot de passe", n'indiquez rien à "ancien mot de passe",
indiquez votre mot de passe dans "nouveau mot de passe" et "confirmation",
cliquez sur "Appliquer" et "OK".

Fermez Access.

Ouvrez à nouveau votre fichier "Vos données.mdb", une boite de dialogue vous
demandant d'indiquer votre nom s'ouvre. Indiquez votre nom comme vous l'avez
saisi au préalable dans Access, n'indiquez pas de mot de passe, votre fichier
s'ouvre.

c) Protégez votre fichier de données.

Cette procédure s'applique à Access 97. L'assistant est différent pour Access
2000.

Votre fichier a donc été ouvert avec votre nom comme utilisateur.

Menu : "Outils/Sécurité/Assistant sécurité au niveau utilisateur"

Vérifiez que votre nom figure comme utilisateur et que le fichier groupe de
travail soit bien "Patients.mdw" et cliquez sur OK

Donnez un nouveau nom à votre fichier personnel. Il est maintenant protégé et
étroitement dépendant du fichier "Patients.mdw", il reste à définir le mot de
passe.

Ouvrez votre nouveau fichier, indiquez votre nom sans mot de passe dans la
boite de dialogue.

Allez dans le menu à :

"Outils/Sécurité/Gestion des utilisateurs et des groupes"

Onglet "Changer le mot de passe", n'indiquez rien à "ancien mot de passe".
Indiquez votre mot de passe dans "nouveau mot de passe" et "confirmation",
cliquez sur "Appliquer" et "OK".

2) Si vous désirez utiliser votre fichier sur un autre ordinateur :

Sur le nouvel ordinateur, copiez vos 3 fichiers: le fichier "Vos
données.mdb", le fichier application de patients "Patients v4x.mdb" et le
fichier "Patients.mdw"

Dans l'explorateur Windows allez dans "C:\Windows\System" et ouvrez le
fichier Wrkgadm.exe

Cliquez sur "Joindre"

Indiquez le chemin de votre fichier d'informations de groupe de travail
"Patients.mdw"

3) Si vous ne désirez plus utiliser ce fichier de groupe de travail :

Attention, si vous supprimez votre fichier de groupe de travail
"Patients.mdw", vous ne pourrez plus ouvrir votre fichier de données
personnelles qui est, lui, étroitement dépendant de ce fichier.

a) Il faut donc au préalable récupérer vos données dans un nouveau fichier
indépendant de "Patients.mdw" :

Ouvrez Access et créez une nouvelle base de données vierge (par exemple "Vos
données New.mdb")

Dans cette nouvelle base, cliquez sur le menu "Fichier/Données
externes/Importer"

Une fenêtre s'ouvre, sélectionnez votre fichier de données "Vos données.mdb",
puis cliquez sur "Importer".

Choisissez l'onglet "Tables", cliquez sur "Sélectionner tout", toutes les
tables sont sélectionnées,

Choisissez l'onglet "Formulaires", cliquez sur "Sélectionner tout", le
formulaire est sélectionné,

puis "OK".

Ce nouveau fichier non protégé contient maintenant vos données et va se
substituer à votre fichier de données protégé.

Renommez votre fichier protégé (Par exemple "Vos données Old.mdb") afin que
l'application cherche votre nouveau fichier non protégé lorsqu'elle sera
ouverte.

b) Changez de fichier d'informations de groupe de travail

Dans l'explorateur Windows allez dans "C:\Windows\System" et ouvrez le
fichier Wrkgadm.exe

Cliquez sur "Joindre"

Indiquez le chemin "C:\Windows\System\System.mdw"

Vous êtes revenu à un système non protégé.

4) Si vous avez déplacé le fichier "Patients.mdw" :

il faut indiquer son nouveau chemin à la base de registre :

Dans l'explorateur Windows allez dans "C:\Windows\System" et ouvrez le
fichier Wrkgadm.exe

Cliquez sur "Joindre"

Indiquez le nouveau chemin de votre fichier de groupe de travail
"Patients.mdw"

5) Si plusieurs utilisateurs manipulent la base de données protégée:

Il faut enregistrer chaque utilisateur.

Pour chaque utilisateur, faites la manipulation suivante :

"Outils/Sécurité/Gestion des utilisateurs et des groupes"

Onglet Utilisateurs, cliquez sur "Nouveau", indiquez le nom du nouvel
utilisateur en majuscules, et "0000" dans N°personnel.

Dans le champ "liste des groupes" cliquez sur "administrateur" puis sur le
bouton "inscrire".
Fermez Access.

Ouvrez à nouveau votre fichier "Vos données.mdb", une boite de dialogue vous
demandant d'indiquer votre nom s'ouvre. Indiquez le nom du nouvel utilisateur
comme vous l'avez saisi au préalable dans Access, n'indiquez pas de mot de
passe, votre fichier s'ouvre.

Il reste à définir le mot de passe :

Allez dans le menu à :

"Outils/Sécurité/Gestion des utilisateurs et des groupes"

Onglet "Changer le mot de passe", Vérifiez que le nom de l'utilisateur est
bien celui du nouvel utilisateur. N'indiquez rien à "Ancien mot de passe",
indiquez le mot de passe du nouvel utilisateur dans "Nouveau mot de passe" et
"confirmation", cliquez sur "Appliquer" et "OK"

6) Si plusieurs utilisateurs manipulent plusieurs bases de données
protégées:

Le plus simple est d'utiliser le même fichier "Patients.mdw" pour tous les
utilisateurs.

Enregistrez tous les utilisateurs (cf. ci-dessus)

L'utilisateur principal de chaque base de données doit protéger son fichier
en effectuant l'étape 3 décrite ci-dessus.

S'il le désire, chaque propriétaire de la base de données peut :

a) Retirer la qualité d'administrateur de son fichier à certains
utilisateurs:

Ouvrez votre fichier .mdb contenant les tables de vos données.
Allez
dans le menu à :
"Outils/Sécurité/Gestion des utilisateurs et des
groupes"
Onglet utilisateurs,
Dans le champ "Utilisateur" affichez le
nom de l'utilisateur à qui l'on doit retirer sa qualité
d'administrateur
Dans le champ "liste des groupes", cliquez sur
"administrateur"
Dans le champ "utilisateur inscrit dans" cliquez sur
"admininistrateur" puis sur le bouton "Enlever"

b) Restreindre l'accès à certaines opérations sur son fichier à certains
utilisateurs ou administrateurs :
Ouvrez le fichier .mdb contenant les
tables de vos données.
Allez dans le menu à
:
"Outils/Sécurité/Autorisations d'accès"
Les restrictions peuvent
s'appliquer à tous les utilisateurs non administrateurs ou nominativement à
certains utilisateurs.

V) Bug possible et fréquent à la première utilisation :

Bug possible et fréquent à la première utilisation :

A l'ouverture de l'application
(ou lors de
l'utilisation du bouton "Word" dans le formulaire "Documents")
selon la
version d'Office que vous utilisez, il peut y avoir un bug lié à des
références absentes.
Par exemple le message d'erreur "Erreur de
compilation, type défini par l'utilisateur non défini" peut
apparaître.

Pour corriger cet éventuel bug:

Si la fenêtre Visual Basic s'est ouverte (en débogage):

il faut réinitialiser le code en cliquant sur le
menu
Exécution / réinitialiser
(la commande de macro autoexec peut
proposer d'arrêter la macro : cliquer sur arrêter)
Puis récupérer la
fenêtre Visual Basic encore ouverte dans la barre des taches
Sélectionner
le menu outil /références qui est alors disponible
Cocher les bonnes
références.
Les références disponibles sont affichées, si une référence
est notée manquante, il faut aller la chercher dans la liste, peu importe son
numéro (par exemple Microsoft Word 9.0 Object Library ou Microsoft Word 10.0
Object Library...etc)

*****Pour Access 2000 il faut
:******
VisualBasic For
Applications
Microsoft Access 9.0 Object
Library
Microsoft DAO 3.6 Object
Library
Microsoft Office 9.0 Object
Library
Microsoft Word 9.0 Object
Library
OLE Automation
Microsoft
Visual Basic for Applications Extensibility 5.3

Puis refermer
complètement Access et rouvrir l'application.

Si la fenêtre Visual Basic ne s'est pas ouverte :

Menu: Fenêtre / Afficher / Patientsv50 (base de
données)

Dans la liste des objets, cliquer sur "Modules"

Double
cliquer sur le module "Menu hiérarchique"

La liste des références
nécessaires au fonctionnement de l'application est indiquée en
vert.
Vérifier que ces références soient disponibles. Pour cela, dans la
fenêtre Visual Basic:

Menu: Outils / Références

Les références
disponibles sont affichées, si une référence est notée manquante, il faut
aller la chercher dans la liste, peu importe son numéro (par exemple Microsoft
Word 9.0 Object Library ou Microsoft Word 10.0 Object Library...etc) et la
placer dans l'ordre indiqué.

Avec l'espoir que cette base de données vous rendra service

Dr Eric
BRÜE

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